12 claves que pueden ayudar a gerenciar el día de una manera efectiva. Son sencillas y requieren constancia y persistencia. Hay algo que no debe olvidarse: el mayor activo que se tiene como ser humano es el tiempo. No es infinito: se termina.
ESA ENFERMEDAD LLAMADA “REUNITIS”
Más del 65% del tiempo que invierten las empresas en reuniones son ineficientes. Esto significa que pierden muchísimo dinero mientras piensan que están haciendo “cosas”, razona Colombo.
- Llevá tu agenda al día. Cuando está por cambiar el año muchos compran una nueva agenda en papel, o bien utilizan las electrónicas y dispositivos en los móviles y en los programas de Internet. A no confundirse: el sistema que utilices, si bien es importante, no es lo único: hay que ponerlo en acción. Debés volcar todos los compromisos en ella; colocar las alarmas respectivas y agendar en forma inteligente. Por ejemplo, las citas deben contener las referencias mínimas, teléfono y mail (que pueden estar enlazados en el caso de usar el mundo digital), para que no pierdas tiempo buscando esos datos.
- Cerrá los círculos. Cuando dices algo y no lo haces, el inconsciente deja de creerte y te vuelves menos fiable, no sólo para él, sino para tu interlocutor o las personas con las que te habías comprometido. Sé responsable abriendo y cerrando los temas. No dejés aspectos sin abordar, ya que, al final del día, conformarán una carga muy pesada. Esto redunda en tu energía.
- Mantené limpia y ordenada tu bandeja de entrada de correos electrónicos. La acumulación de mensajes sin procesar es un dolor de cabeza. La solución es sencilla: organízalos de tal forma que, los prioritarios, ocupen determinado lugar; las respuestas inmediatas: procésalas en el momento. Los temas a revisar: agendalos. Los spam: a la basura. De esta forma, tu catarata de correos estará más controlada. Respondé todo, sí o sí, de forma tal que tus interlocutores estén al tanto que has recibido su mensaje.
- Evitá sobrecopiar en los e-mails. Un problema en las organizaciones es que se copia a cualquier cantidad de personas, sin mediar un criterio inteligente de selección. Esto hace más compleja la operatoria del manejo del tiempo de todos. Elegí cuidadosamente aquellas personas que, sí o sí, deben estar al tanto de los contenidos.
- Limpia y ordena tu espacio de trabajo. Ya sea que tengas un escritorio en casa, un box en la oficina o un espacio físico temporal, necesitás mantenerlo completamente aseado y en orden. Descarta papeles que ya no utilizás. Hacé archivadores inteligentes para conservar sólo lo imprescindible, y bien clasificados. Hacé una limpieza general cada seis meses, o menos para mantener todo al día.
- La limpieza, también en tu computador. El orden de los archivos sobre tu disco rígido, o en la carpeta de un servidor corporativo, o en la Nube, requiere de la misma dedicación que tu espacio físico. Lo virtual es como lo real: si accedes y allí adentro es un caos, eso será lo que obtendrás también en tu mente y en tu cuerpo. Sé meticuloso y prolijo con estos procedimientos, y ahorrarás más de un 15 por ciento de tu tiempo laboral.
- Distinguí entre lo urgente y lo importante. Hay muchas cosas que pueden esperar, o ser delegadas a otras personas. Hacé tu mayor esfuerzo por no confundir lo urgente y centrate en lo importante.
- Acciones de menos de un minuto, hacelas en el momento. No te demores en aquellas cosas que requieren 60 segundos en completarlas. Responder un correo con “Gracias”, enviar una mensajería por celular, felicitar por un cumpleaños, derivar una correspondencia, llevan apenas segundos. La sumatoria de estos instantes hace una gran diferencia al final del día.
- Creá bloques de tiempo. Como no podés hacerlo todo a la vez, y no dispondrás de tu espacio a tu gusto si compartes reuniones o proyectos con otras personas, necesitas ser muy organizado marcando en tu agenda diaria, franjas para ponerte al día con los pendientes. Estos bloques serán inamovibles, salvo situaciones extremas. Por ejemplo, recoger a tus hijos de la escuela.
- Planifica tus descansos. Si estás en momentos con mucho trabajo, necesitas incluir en tu agenda los tiempos de descanso. Serán recreos de hasta media hora, para permitirte airearte, despejarte y luego retomar las áreas.
- Mantené tu enfoque. La capacidad “multitasking” (hacer muchas cosas al mismo tiempo) era muy apreciada en el mundo laboral hasta hace algunos años. Hoy, se privilegia la calidad por sobre la cantidad, sobre todo en organizaciones que piensan en el bienestar de los colaboradores.
- Hacé reuniones productivas. Necesitás ser muy organizado para coordinar encuentros con colegas y colaboradores. Como cada quien tiene su personalidad y estilo, es tu responsabilidad llevar la delantera del temario del día, encontrar la dinámica consensuada y que se cumplan los objetivos. Esto permitirá que tengas la evidencia de una mejor organización de tu tiempo.
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